Administrative Officer Recruitment Announcement
| Administrative officer | Position |
| Human Resource Management | Management |
| Multiple Governorates | Location |
| Head of Human Resources | Reports to |
| 2023/10/15 | Deadline |
| RMENA for Human Relief and Development Organization is a non-profit civil society organization. We seek to serve the Yemeni society and contribute to advancing development using a scientific method in addressing the problems that impede development in Yemen through awareness, education, events, providing services, building and implementing projects for various targeted groups efficiently and effectively. | About RMENA |
| التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في المنظمة، وجدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات في المنظمة، واعداد المراسلات بين المنظمة والجهات الأخرى وطباعة المحاضر ومتابعة تنفيذ المهام، ومتابعة الانضباط الوظيفي ورفع التقارير اللازمة، وتقديم الخدمات الإدارية المختلفة للموظفين ومتابعة مهام الشئون الإدارية ومهام للحراسة والنظافة والصيانة والسلامة متابعة توفير احتياجات المنظمة من الخدمات الإدارية والنظافة والقرطاسية وغيرها. – Coordinate between departments and units within the organization. – Schedule and coordinate meetings and interviews within the organization. – Prepare correspondence between the organization and external parties. – Print minutes of meetings and follow up on task execution. – Monitor disciplinary actions and submit necessary reports. – Provide various administrative services to employees. – Monitor administrative tasks related to security, cleanliness, maintenance, and safety. – Monitor the provision of administrative services, cleanliness, stationery, and other organization needs.. | Key Responsibilities |
| v التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في المنظمة. v Coordinating between departments and units within the organization. v جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات في المنظمة. v Schedule and coordinate meetings and interviews in the organization. v اعداد المراسلات بين المنظمة والجهات الأخرى وترقيمها وختمها وتسجيلها وأرشفتها في ملفات وسجلات الصادر. v Preparing correspondence between the organization and other parties, numbering, sealing, registering and archiving them in the export files and records. v استلام الأوراق الواردة للمنظمة وأرشفة نسخة منها وتحويلها للجهة المختصة بناء على توجيه الإدارة ومتابعة تنفيذ محتواها. v Receiving the papers for the organization, archiving a copy of them, and transferring them to the competent authority based on the directing of the administration and following up the implementation of its content. v اعداد وطباعة محاضر الاجتماعات. v Preparing and printing meeting minutes. v متابعة تنفيذ المهام في محاضر الاجتماعات. القيام بمراقبة دوام الموظفين سواء في الإدارة ومتابعة الدوام في المواقع واعداد الكشوفات والنماذج الخاص بالعمليات الادارية ورفع التقارير حول الانضباط الوظيفي. رفع تقارير شهرية عن عدد ساعات الدوام الشهري للموظفين. v – Monitor task execution in meeting minutes. v – Monitor employee attendance, both in the administration and on-site. v – Prepare checklists and forms related to administrative operations. v – Submit reports on disciplinary actions. v – Generate monthly reports on employees’ monthly working hours. v تقديم الخدمات الإدارية المختلفة للموظفين من استلام طلبات الإجازات والمغادرات وترحيلها حسب سياسات وإجراءات المنظمة المعتمدة. v Providing various administrative services to employees from receiving and deporting vacation requests and deportation according to the approved policies and procedures of the organization. v القيام بمتابعة أعمال الحراسة والامن للمهام المنوطة بهم وتنفيذها وفقا للسياسات والإجراءات المعتمدة بالمنظمة. v Carrying out the guarding and security work of the tasks entrusted to them and implementing them in accordance with the policies and procedures approved by the organization. v القيام بمتابعة التجهيز للمناسبات والاجتماعات. v Carry out the preparation for events and meetings. v القيام بمتابعة أعمال النظافة داخل مبنى ومرافق المنظمة وفقا للنماذج المعتمدة. v Carry out cleaning work within the organization and facilities of the organization according to the approved models. v متابعة صلاحية وسائل السلامة في المبنى بشكل دوري. v Follow the validity of safety means in the building periodically. v طباعة الأوراق والملفات المنظمة لعمل الموارد البشرية والشئون الادارية. v Print papers and files regulating human resources and administrative affairs. v الاحتفاظ بملفات الموظفين وتحديثها باستمرار. v Keep employee files and update them constantly. v متابعة توفير احتياجات المنظمة من الخدمات الإدارية والنظافة والقرطاسية. v Follow -up to provide the organization’s needs of administrative services, hygiene and stationery. v متابعة تسديد فواتير الخدمات (كهرباء، هاتف، ماء، … ) الخاصة بالمنظمة. v Follow -up to pay services bills (electricity, phone, water, …) for the organization. v التنبؤ بالمخاطر والعمل على التقليل من اثارها. v Prediction of risks and work to reduce their effects. v اعداد التقارير التي تطلبها الإدارة. v Preparing the reports required by the administration. v اعداد خطط العمل الدورية المزمنة للمهام المحددة اعلاه ورفعها ومناقشتها مع المسؤول المباشر. v Prepare the chronic periodic work plans for the tasks specified above, raise and discuss them with the direct official. v اعداد تقارير الإنجاز الدورية للمهام المحددة اعلاه ورفعها ومناقشتها مع المسؤول المباشر. v Prepare the periodic completion reports of the tasks specified above, upload and discuss them with the direct official. v التنسيق مع الجهات المعنية التي لها علاقة بالمهام المحددة اعلاه بإشراف ودعم فني من المسؤول المباشر. v Coordination with the relevant authorities related to the tasks set above under the supervision and technical support of the direct official. v المشاركة في كل الاجتماعات ذات الصلة بالمهام المحددة اعلاه بإشراف ودعم فني من المسؤول المباشر. v Participate in all meetings related to the tasks above under the supervision and technical support of the direct official. v القيام بأي مهام يكلف بها من قبل المسئول المباشر. v Doing any tasks assigned to it by the direct official. | Key Responsibilities |
| · درجة جامعية لا تقل عن البكالوريوس في مجال إدارة الاعمال. • A bachelor’s degree in business management. · خبرة في الاعمال الإدارية لا تقل عن 5سنوات في منظمة مماثلة. 5years experience in administration in a similar organization. · معرفة في مجال العمل بالمنظمات الإنسانية المحلية والدولية. • Knowledge in the field of working in local and international humanitarian organizations. · القدرة على العمل في الظروف الصعبة، والعمل تحت الضغط. • The ability to work in difficult conditions, and work under pressure. · التواصل الجيد واتقان اللغتين العربية والانجليزية محادثة وكتابة. • Strong verbal and written skills of both English and Arabic languages. · احتراف العمل على جميع برامج ميكروسوفت أوفيس. • Professionalism on all Microsoft Office programs. | Qualifications and Experiences |
| Interested candidates are requested to apply through the following link: | Application Process |
| Apply Now | قدم الآن | |
| Only qualified candidates will be contacted to conduct tests and interviews |
