Procurement and Logistics Officer Recruitment Announcement
| Procurement and Logistics Officer | Position |
| Procurement and Logistics | Management |
| Multiple Governorates | Location |
| Procurement and Logistics Manager | Reports to |
| 15/10/2023 | Deadline |
| RMENA for Human Relief and Development Organization is a non-profit civil society organization. We seek to serve the Yemeni society and contribute to advancing development using a scientific method in addressing the problems that impede development in Yemen through awareness, education, events, providing services, building and implementing projects for various targeted groups efficiently and effectively. | About RMENA |
| The Procurement and Logistics Officer is responsible for implementing effective purchase and supply programs, which include planning, purchasing, logistics, inventory management, property and asset management, as well as transportation management. They provide leadership, coordination, and supervision of purchasing and logistical services within the organization and its sub-offices in the field. The officer works closely with internal and external partners to ensure efficient planning for the supply chain and adequate preparation to support the implementation of projects. The goal is to execute these tasks efficiently and effectively to meet organizational objectives. | Job Summary |
| v إعداد وتحديث خطط الدعم اللوجستي للمنظمة بشكل عام ولمكونات المشروع بصورة خاصة (مواد إعادة البناء والتأهيل للبنية التحتية – المستلزمات المدرسية والمواد التعليمية – مستلزمات وأدوات التدريب وبناء القدرات – مستلزمات وأدوات أنشطة التوعية المجتمعية – مستلزمات وأدوات التمكين الاقتصادي وسبل العيش). v Prepare and update logistic support plans for the organization in general and project components in particular, including: v Reconstruction and rehabilitation materials for infrastructure. v School supplies and educational materials. v Training supplies and capacity-building tools. v Supplies and tools for community awareness activities. v Supplies and tools for economic empowerment and livelihood activities. v التخطيط للعمليات اللوجستية وإدارة الخدمات اللوجستية والإشراف عليها. v ضمان تنفيذ المهام اللوجستية والشرائية ضمن الأوقات المحدد، والاشراف على جميع العمليات اللوجستية. v تنظيم الخطة اللوجستية والشرائية بشكل يومي/اسبوعي/ وشهري، بالتنسيق مع موظفي المنظمة والمشروع، والتأكد من أن الشراء يتم بالتوافق مع السياسات المعتمدة والتنفيذ الجيد لها ضمن الأوقات المحددة. v Plan logistics operations and manage logistic services. v Ensure the timely execution of logistic and procurement tasks and oversee all logistic operations. v Organize the logistic and procurement plan on a daily, weekly, and monthly basis in coordination with organization and project staff. v Ensure that procurement is conducted in accordance with approved policies and implemented efficiently within specified timelines.. v تقييم الاحتياجات اللوجستية والشرائية للمنظمة ومشاريعها والاشراف على صحة تنفيذها. v الاحتفاظ بالملفات الشرائية بما يتناسب مع سياسات المنظمة وأن يكون جاهزاً للتدقيق المالي وأيضا التقييم وابلاغ الإدارة بأي مخالفات بحاجة إلى التعامل معها في إطار مهامه. v Evaluating the logistical and purchasing needs of the organization and its projects and supervising the validity of its implementation. v Maintaining purchasing files in proportion to the organization’s policies and to be ready for financial audit and also evaluation and informing the administration of any violations that need to be dealt with within the framework of its duties. v تنفيذ خطط النقل والتوزيع ذات الصلة بتدخلات المنظمة عامة وبمكونات المشروع بصورة خاصة (مواد إعادة البناء والتأهيل للبنية التحتية – المستلزمات المدرسية والمواد التعليمية – مستلزمات وأدوات التدريب وبناء القدرات – مستلزمات وأدوات أنشطة التوعية المجتمعية – مستلزمات وأدوات التمكين الاقتصادي وسبل العيش). v تنفيذ المشتريات والخدمات اللوجستية المستدامة بكفاءة وفعالية وتسليمها الى مناطق العمليات وفق الدليل التشغيلي المعتمد للـمنظمة. v Implementing transport and distribution plans related to the organization’s interventions in general and the components of the project in particular (building and rehabilitation materials for infrastructure – school supplies and educational materials – requirements, training tools and capacity building – requirements and tools of community awareness activities – requirements and tools of economic empowerment and livelihoods). v Implementing sustainable logistical purchases and services efficiently and effectively and delivering them to the operating areas according to the approved operational guide for the organization. v المشاركة في تنظيم اجتماعات العطاءات والتقييمات. v المشاركة في إعداد وتحليل العطاءات والوثائق الأخرى المتعلقة بها للموافقة عليها. v المشاركة في مراجعة تحليل العطاءات للمشتريات لضمان المطابقة. v المشاركة في اجراء مفاوضات مع الموردين بشأن الشفافية والتوثيق. v Participate in organizing tender meetings and evaluations. v Contribute to the preparation and analysis of bids and related documents for approval. v Participate in reviewing procurement bid analyses to ensure compliance. v Engage in negotiations with suppliers regarding transparency and documentation v .تحليل المشتريات وتقديم المشورة v بشأن أنواع المشتريات التي يمكن أن تستفيد من اتفاقيات الشراء الرئيسية. v إظهار القيمة مقابل اصناف المشتريات. v إعداد العقود لمن رست عليه العطاءات ومتابعة التوقيع عليها من قبل الاطراف المعنية. v ضمان الطلب للكمية الكافية وفي الوقت المناسب لجميع الموارد المشتراة لضمان توفر الاحتياجات والخدمات في منطقة العمليات عند الحاجة بما في ذلك خدمات النقل والتخزين حتى التسليم إلى نقطة التوزيع والتسليم. v Procurement analysis and advice on purchasing types that can benefit from the main purchase agreements. v Show the value against the items of purchases. v Preparing contracts for those who have been attached to bids and follow -up to sign them by the parties concerned. v Ensuring the demand for adequate and timely quantity for all the resources purchased to ensure the availability of needs and services in the area of operations when needed, including transportation and storage services until delivery to the distribution and delivery point. v ضمان تطبيق متطلبات الجهات المانحة والقواعد واللوائح المتعلقة “دليل التشغيل للمنظمة ” ولوائح المشتريات المحلية وسياسات المانح وتدابير مكافحة الفساد. v تلقي طلبات الشراء المعتمدة وضمان دقة البيانات والقيام بمهام العلاقات الخارجية التي تخص المشتريات. v مراجعة وثائق الشراء للتأكد من دقتها قبل تسديدها. v مقارنة وتقييم العروض المقدمة من الموردين بالاشتراك مع لجان التحليل الفني والمالي وإعداد محاضر الإرساء وخطابات القبول والاعتذار للموردين. v Ensuring the application of the requirements of the donors, rules and regulations related to the ‘organization’s operating guide’, local purchasing regulations, donor policies and anti -corruption measures. v Receive approved purchase applications, ensure accuracy of data and carry out the tasks of external relationships related to purchases. v Review the purchase documents to ensure their accuracy before paying them. v Compared and evaluate the offers submitted by suppliers in conjunction with technical and financial analysis committees, preparing the lectures and admission letters and apologies for suppliers. v تتبع تنفيذ العمليات اللوجستية بالمشروع ومتابعة تنفيذها وفقا لمقترح المشروع وخطة المشتريات. v الإلمام بسياسات ومراحل الشراء والتعاقد وفقا لطرق الشراء المتبعة ومنهجية سياسات اللوجستيك والمشتريات وبكافة خطوات الممارسات والمناقصات المحدودة والعامة بدء من اعداد الوثائق ومراجعتها وحتى التعاقد. v معرفة خطابات الضمان وانواعها وطبيعة كل خطاب ووقته وشروط العقود العامة والخاصة. v Track the implementation of logistical operations in the project and follow up their implementation according to the project proposal and the purchasing plan. v Knowledge of the policies and stages of purchase and contracting in accordance with the methods of purchase followed, the methodology of logistical and purchases policies, and all steps of practices and limited and public tenders, starting from preparing and reviewing documents and even contracting. v To know the letters of the guarantee, their types, the nature of each discourse, its time, and the conditions of public and private contracts. v مراجعة جودة المنتجات المشتراة ومطابقة الكميات والمواصفات وبلد المنشأ للأجهزة والمواد والمعدات وفقا لأوامر الشراء وكشوفات الإرساء بالمناقصات والممارسات. v تتبع أوامر الشراء بدءا من وصول طلبات الاحتياج واعدادها وحتى وصول المواد والمعدات والأجهزة للإدارات والجهات الطالبة ومطابقتها مع التوريدات المخزنية ومحاضر الفحص ومن ثم رفع الطلبات للإدارة المالية لاستكمال اجراءات الدفع للموردين. v Review the quality of purchased products and match quantities, specifications and the country of origin for devices, materials and equipment according to the purchase orders and laying statements of tenders and practices. v Track the purchase orders starting from the arrival of the requirements of need and prepare them to the arrival of materials, equipment and devices to the students and the students and their conformity with the store supplies and the examination records and then submit the requests to the financial management to complete the payment procedures for suppliers. v الاتصال بفريق الإدارة العليا والموظفين الآخرين ذوي الصلة مثل مدير المشروع في الميدان فيما يخص القضايا التشغيلية اللوجستية لضمان تسليم المتطلبات بشكل سريع ومنظم. v التأكد من فحص جميع الموردين ومقدمي الخدمات بالكامل، بما يتوافق مع مدونة قواعد سلوك المنظمة والمانحين. v ضمان إدارة جميع العقود بشكل صحيح وتخطيط تواريخ التجديد ومعالجة دفع الصرف بشكل صحيح وفي الوقت المناسب. v Contact the senior management team and other relevant employees such as the project manager in the field regarding logistical operational issues to ensure the delivery of requirements quickly and organized. v Ensure that all suppliers and service providers are fully examined, in line with the Code of Rules of the Organization and Donors. v Ensuring properly manage all contracts, planning renewal dates and handling the payment of exchange properly and in a timely manner. v التأكد من تحديد جميع أصول الجهات المانحة وأصول المنظمة بشكل صحيح وتصنيفها وادخالها في النظام الالي. v التأكد من إدارة جميع مستودعات المنظمة بطريقة فعالة وحسب سياسة المنظمة v متابعة إدخال جميع المخزون في النظام لضمان تحديث كميات المخزون بالأرقام. v التأكد من التعامل مع جميع المخزون الراكد على الفور ومعالجته مع المعنيين. v Ensure that all donor assets and the organization’s assets are correctly identified, classified, and entered into the automated system. v v Ensure that all of the organization’s warehouses are managed in an effective manner and in accordance with the organization’s policy v Follow up on entering all inventory into the system to ensure that inventory quantities are updated in numbers. v Ensure that all stagnant stock is dealt with immediately and addressed with concerned parties. v تقديم الدعم والمدخلات لمقترحات المشاريع الجديدة والميزانيات عند الطلب. v التوثيق والارشفة لكل مستندات ووثائق المشروع المتعلقة بالدعم اللوجستي الكترونياً وورقياً. v اعداد خطط العمل الدورية المزمنة للمهام المحددة اعلاه ورفعها ومناقشتها مع المسؤول المباشر. v اعداد تقارير الإنجاز الدورية للمهام المحددة اعلاه ورفعها ومناقشتها مع المسؤول المباشر. v Provide support and inputs for new projects and budgets on request. v Documentation and archiving for all documents and project documents related to logistical support electronically and paper. v Prepare the chronic periodic work plans for the tasks set above, raise and discuss them with the direct official. v Prepare the periodic completion reports of the tasks specified above, upload and discuss them with the direct official. v التنسيق مع الجهات المعنية التي لها علاقة بالمهام المحددة اعلاه بإشراف ودعم فني من المسؤول المباشر. v المشاركة في كل الاجتماعات ذات الصلة بالمهام المحددة اعلاه بإشراف ودعم فني من المسؤول المباشر. v أي مهام يكلف بها من قبل المسئول المباشر. v Coordination with the concerned authorities related to the tasks set above under the supervision and technical support of the direct official. v Participate in all meetings related to the tasks set above under the supervision and technical support of the direct official. v Any tasks assigned to it by the direct official. | Key Responsibilities |
| درجة جامعية لا تقل عن البكالوريوس في مجال المحاسبة /إدارة الاعمال. خبرة في مجال المشتريات والدعم اللوجستي في منظمة لديها مشاريع ممولة لا تقل عن 7أعوام. معرفة في مجال العمل بالمنظمات الإنسانية المحلية والدولية. · A bachelor’s degree in the field of accounting /business management. · Experience in the field of purchases and logistical support in an organization with funded projects of at least 7 years. · • Knowledge in the field of working in local and international humanitarian organizations. القدرة على العمل في الظروف الصعبة، والعمل تحت الضغط. The ability to work under hard conditions, and under pressure. التواصل الجيد واتقان اللغتين العربية والانجليزية محادثة وكتابة. Strong oral and written skills of both English and Arabic. احتراف العمل على جميع برامج ميكروسوفت أوفيس. Proficiency in utilizing Microsoft Office programs. | Qualifications and experiences |
| Application Process | |
| Interested candidates are invited to apply through the following link: Apply Now Only qualified and shortlisted candidates will be invited for tests and interviews |
